Joaquín Bonet, el arte de humanizar los plazos y las normas
Todo está en orden. En un orden casi milimétrico. Los estantes, la mesa, las sillas, hasta las dos pantallas de ordenador con las que Chimo trabaja simultáneamente… Nos encontramos en la Secretaría de la Universidad. En el despacho de Joaquín Bonet, Jefe de Secretaría desde hace 20 años y pico. De la entonces Secretaría del Centro de Estudios Universitario CEU San Pablo, adscrito a la universidad pública. De la actual Secretaría de la Universidad Cardenal Herrera CEU.Estamos en la sala de máquinas de la Universidad. Si todos los engranajes funcionan, la vida universitaria transcurre sin sobresaltos. Si algo falla, aunque sea el más pequeño de los tornillos, la Universidad se puede parar y sería muy costoso volverla a poner en marcha. Quien consigue que esto no ocurra es Chimo. Chimo junto a su maravilloso equipo que muestran, a diario, una inmensa paciencia con los alumnos y una no menos inmensa paciencia con los profesores.
En mayo del 92 José María Espinosa contrata a Joaquín. Desde entonces hasta hoy la Secretaría General lleva su impronta. Impronta que conocemos bien quienes llevamos ya largo tiempo en la casa. Impronta que quedará, como el aroma de las palabras, cuando en diciembre se prejubile. Impronta que permanecerá cuando dentro de tres le llegue la jubilación (¿total?).
– ¿Qué pensaste la primera vez que entraste en Secretaría?
Que tenía mucho que aprender. Me dio respeto porque yo provenía de un ámbito completamente diferente, de la Administración. Venía del mundo de la orientación profesional, en el INEM (Instituto Nacional de Empleo) y después de la organización de oposiciones y de la creación de pruebas para las oposiciones en la Generalitat Valenciana. Es decir, de ámbitos completamente diferentes .
– ¿Cuántas personas estabais entonces?
Éramos cinco. Ana, Mari, Rosa y Paquita, que nos dejó al año de estar yo aquí. Y yo. Ya entonces no éramos bastantes.
Estábamos en el edificio del Seminario, al lado de la cafetería. La Secretaría en la actual sala de reprografía y mi despacho en lo que hoy es la bajada al comedor de profesores. Pero yo pasaba la mayor parte del tiempo en la Secretaría.
– ¿Y ahora?
Ahora somos 12. Y seguimos sin ser suficientes. Eso no ha cambiado.
A lo largo de los años se ha procurado, porque si no habría sido imposible hacerlo de otra manera, ir derivando hacia las nacientes secretarías de las Facultades determinadas acciones, de organización, de información a alumnos, la gestión de horarios…
– ¿Ha habido, a tu juicio, algún momento de inflexión de esta casa?
Cuando dejamos de ser centros adscritos y pasamos a ser Universidad. Eso supuso un reto muy importante. Ya no solo por el cambio de dirección, porque si bien recuerdas nos dejó José María Espinosa y entró el Rector José Luís Manglano, sino porque tuvimos que hacer frente a unas nuevas competencias derivadas de la asunción de determinadas unidades de gestión que antes se llevaban en las universidades públicas.
Además, entonces los alumnos estaban repartidos en pocas titulaciones, lo que hacía más manejable la gestión. Hoy día la diversidad de titulaciones supone mucha y más compleja gestión.
– ¿Recuerdas las actas y las papeletas firmadas a mano?
Aquello era tremendo. Se hacían tres copias de actas: un original y dos copias. Las actas las cumplimentabais los profesores a mano y las papeletas también. Por entonces habría alrededor de 500 actas con varias hojas. Y los profesores tenían que trasladar a las papeletas de información al alumno esas notas. Eso suponía que la capacidad de generar errores era tremenda.
Nosotros, en Secretaría, teníamos que cantar las notas en voz alta, acta por acta y hoja por hoja, para comprobar que no hubiera errores entre el original y las copias.
Hacíamos dos o tres equipos de dos personas. Una “cantaba” la nota y la otra punteaba. Era un trabajo lento y minucioso.
– Hoy en día hemos pasado a las “actas digitales” …
El año que inauguramos el sistema de las actas “digitales” fue una bendición. Que los profesores mediante una aplicación informática podáis introducir las notas en la intranet y que luego toda esa información nos llegue directamente a los ordenadores de Secretaría es mucho más que un adelanto.
Fue un paso de gigante. Ya no teníamos que estar preimprimiendo actas, los profesores no teníais que hacerlo manualmente y esas notas actualizaban automáticamente los expedientes de los alumnos. El proceso, a partir de entonces es más rápido y ha limitado casi al ciento por ciento los errores.
– ¿Cuántos alumnos había aproximadamente el primer año y cuántos hay ahora?
Antes unos 2.500 alumnos. En aquel entonces solo estaba Derecho, Farmacia, Ciencias de la Información, Escuela Superior de Diseño Industrial (ESDI), el Máster de Dirección de Empresas y la Escuela de Fotografía.
Hoy tenemos cerca de 6.000 alumnos distribuidos entre 15 titulaciones activas en Valencia, 6 en Elche y 4 en Castellón. Más 1000 en masteres oficiales, 200 en doctorado y unos 480 en títulos propios.
Entonces gestionábamos alrededor de unas 500 actas y en este momento estamos manejando unas 1.500.
– De todo el trabajo que supone la Secretaría ¿cuál es el que más te gusta?
A pesar de que pueda parecer pedante, me gusta pensar que estamos en un departamento crucial para la gestión de la Universidad, que las cosas salen bastante bien, y sobre todo que sientes que con tu trabajo estás ayudando al asentamiento y al desarrollo de una institución como el CEU.
– ¿Y lo que menos te gusta de tu trabajo en Secretaría?
El que menos quizá sea la propia exigencia de las normas y de los plazos. No tenemos más remedio que exigirlos y a veces hay que ponerse muy duros.
Un ejemplo que recuerdo son las convocatorias de final de carrera. Dábamos un plazo bastante amplio pero todos, absolutamente todos los años teníamos algunos alumnos que transgredían el plazo o incluso se iban a examinar sin haberlo solicitado. Eso generaba muchos conflictos porque suponía que el alumno en lugar de terminar en diciembre lo hiciera en junio.
– Si pudieras eliminar un trámite ¿cuál sería?
Todos los trámites son necesarios. Procuramos facilitar al alumno la no presencia en Secretaría. En este terreno hemos adelantado mucho ayudados por el nunca bien ponderado Departamento de Informática.
El que el alumno tenga que venir menos a Secretaría para mí es el trámite o el objetivo que debemos conseguir. Que lo tenga todo a mano, hasta desde su propia casa.
– ¿La peor época de Secretaría durante el curso académico?
Julio y septiembre, sin ninguna duda. Tenemos, simultáneamente, el período de admisión, las actas, los exámenes, las notas, la matrícula, las becas y los títulos. En la matrícula el sistema de dobles grados exige una ingeniería académica para que todo funcione bien.
– Tu mejor recuerdo del CEU
Mi mejor recuerdo del CEU son las personas que he conocido y con las que he trabajado muy a gusto. Este es el recuerdo que me acompañará siempre. Porque he conocido a personas brillantes, excepcionales,
– Una anécdota
Un día se presentó un señor muy bien vestido en Secretaría que decía ser familiar del Rey y nos preguntaba que si no lo reconocíamos. Nos dio una lección cortesana. Evidentemente intuimos que aquello no estaba claro y descubrimos que venía de Bétera.
– ¿Quiénes dan más guerra los profesores o los alumnos?
Cada uno lo suyo. Por número evidentemente los alumnos. Los problemas con los profesores son de menor cuantía pero de más calado.
– ¿La firma en negro o en azul?
Siempre en azul y a ser posible en pluma. El negro se confunde con la fotocopia.
Me encanta escribir en pluma. Me gusta la calidez y el tacto del plumín, el cómo queda la escritura … es como más personal.
¿Qué es lo mejor de la Jefatura de Secretaría?
Coordinar un equipo de gente que lo da todo para que el trabajo salga bien.
¿Y lo peor?
Las estadísticas.
Te prejubilas en diciembre ¿Te ha tocado la lotería?
Sí. Me ha tocado la lotería porque puedo optar a jubilarme. Lo hago parcialmente. Todavía contaréis conmigo durante tres años.
Lo que más añoras de nuestro primer CEU
La familiaridad y la unidad. Éramos una piña.
¿Qué ha supuesto para ti el fallecimiento de Bartolomé?
Un antes y un después, personal y profesionalmente. En lo personal he sentido la pérdida de un modelo, de un gran compañero y de un mejor amigo.
Y en lo profesional porque me ha enseñado muchas cosas y hemos trabajado codo a codo durante mucho tiempo. Lo he sentido mucho.
Era una figura trascendental, un punto de inflexión, un punto de unión. Era un modelo en lo humano, en lo profesional.
Lo que más crees que añorarás de la UCH
A los compañeros y amigos. Bueno y el trabajo también… La gestión me gusta, la voy a añorar, seguro.
Todos los años finalizan los estudios en nuestra Universidad alrededor de 1.000 alumnos. Y a Chimo le queda una última tarea por hacer: firmar sus títulos. A mano. Su firma, de alguna forma, valida lo que estamos haciendo entre todos: formar a magníficos profesionales y a personas comprometidas, que no se conformen con lo evidente, que busquen los porqués. Personas que tengan amplitud de miras, que sean concientes de que la perspectiva del aquí y el ahora no es suficiente. Profesionales convencidos de que el trabajo honesto acerca a la verdad. Y de que tanto lo que hagan en su ejercicio profesional como el cómo lo hagan puede ayudar a mejorar lo que todos somos y seremos.
A TRAZOS
¿Qué te sugiere la palabra alumno?
Exigencia, ayuda, información
¿Y la palabra profesor?
Preparación y dedicación
¿Cambio de Planes de Estudio?
Follón
¿Edificio del Seminario o Edificio Luis Campos Górriz?
Seminario
PINCELADAS
¿Moto o coche?
50/50. Los dos
¿Radio o TV?
TV
¿Una afición?
La música … y alta fidelidad
¿Café, cortado o té?
Café y cortado
¿Madrugar o trasnochar?
Más madrugar aunque puedo trasnochar
¿Espíritu de moro o de cristiano?
De moro. Siempre moro.
¿Qué se siente al ser padre?
Responsabilidad y gran satisfacción
¿Y dos veces y medio abuelo?
Felicidad inmensa y una ilusión por el futuro desconocida hasta el momento.
